Trong mua bán quốc tế, chức năng của hóa đơn thương mại là gì? là một trong số những chứng từ quan trọng nhất. Nó không có chỉ thể hiện số chi phí người bán phải thanh toán cho người mua mà còn nêu rõ các thông tin khác như tên hàng, số lượng hàng hóa, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở, điều kiện giao hàng hóa,v.v... Có rất nhiều loại hóa đơn giữa người bán và người mua, Công ty chuyển phát nhanh Cat Carry có thể liệt kê ra một vài như sau: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) Hoá đơn chi tiết (Detailed Invoice) Hoá đơn trung lập (Neutral Invoice) Hoá đơn hải quan (Customs Invoice) Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice) tại bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu chỉ về loại đầu tiên: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Nếu muốn tìm hiểu thêm về những loại hóa đơn khác, bạn vui lòng xem tại bài viết về những loại hóa đơn trong giao dịch thương mại quốc tế. Hóa đơn thương mại là gì? Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) thường được gọi tắt là Invoice, là một chứng từ sử dụng để thanh toán giữa người bán và người dùng. Nói theo cách thức mộc mạc dân dã thì chính là thứ để người bán dùng để đòi chi phí người dùng. Nghe thì có vẻ chẳng khác gì các hóa đơn mà thường xuyên ngày bạn vẫn gặp. Nhưng trong hóa đơn thương mại sẽ có những nội dung cụ thể khiến nó trở thành vô cùng quan trọng trong mua bán quốc tế, cũng như trong việc làm hồ sơ xuất nhập khẩu. Chứng từ này cũng đó là cơ sở để tính những phí có liên quan như bảo hiểm, thuế hải quan (chi tiết trong phần dưới). Phân biệt với Non Commercial Invoice Nếu bạn đang làm trong ngành xuất nhập khẩu hay công ty của bạn từng nhập khẩu hàng hóa mẫu hoặc nói chung là hàng phi mậu dịch thì chắc hẳn bạn đã bắt gặp cụm từ “Non Commercial Invoice”. Thực ra cái tên của nó phần nào đã nói lên chức năng rồi. Về hình thức nó gần như giống hệt với Commercial Invoice, còn chức năng thì để mở tờ khai, kê khai mức giá và nộp thuế hải quan, chứ không có ý nghĩa phải thanh toán giữa 2 bên mua bán (hóa đơn không có thanh toán). Nghĩa là không phải dùng để đòi chi phí. Nội dung và chức năng của hóa đơn thương mại Trên một hóa đơn thương mại có nhiều nội dung, có những nội dung bắt buộc và cũng có các nội dung để tham chiếu hoặc được thêm vào theo yêu cầu của các bên khi thương lượng hợp đồng. Những nội dung chính: Người xuất khẩu/người gửi hàng (Exporter/Shipper): Ghi rõ tên và địa chỉ đầy đủ của người gửi hàng hóa, tên quốc gia xuất khẩu. Người nhập khẩu/người nhận hàng (Importer/Consignee): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ. Số hóa đơn và ngày phát hành: bắt buộc phải có số và ngày hóa đơn, được lập bằng người bán và được dùng để làm giấy tờ khai báo hải quan. Không những thế, người xuất khẩu hay nhập khẩu có thể lưu hồ sơ theo số hóa đơn thương mại. Phương thức vận chuyển: Phải ghi rõ phương thức vận tải (đường không, đường biển) nhưng không có cần ghi tên dụng cụ hoặc số chuyến. Điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán: Nên ghi rõ điều khoản giao hàng hóa là gì, theo bản Incoterms nào (ví dụ 2000 hay 2010). Điều khoản thanh toán là TT, TTR, LC, No Payment, và đồng tiền thanh toán là USD, EUR, JPY, v.v... Số lượng kiện (Packages): Ghi tổng số lượng kiện hàng của lô hàng hóa ấy, thường ghi kèm tổng trọng lượng cả bì (Gross Weight – kgs). Thông tin này có thể không cần chi tiết, vì đã có trong Packing List. Những thông tin khác: Là những thông tin để tham chiếu, do hai bên mua bán đề nghị thêm vào, không có bắt buộc phải có. Chức năng của hóa đơn thương mại Chức năng thanh toán: Mục đích chủ yếu của hóa đơn thương mại là để thanh toán. Nó như một chứng từ hợp pháp để người bán đòi chi phí người sử dụng. Vì thế, trên đó sẽ ghi cực kỳ chi tiết những nội dung liên quan đến tiền như tổng giá tiền bởi số và chữ, giá cả của từng mặt hàng, đơn vị, loại chi phí... Và có đầy đủ dấu, chữ ký để chắc chắn những trách nhiệm thanh toán. Khai giá thành hải quan: mức giá tại trên hóa đơn thương mại là cơ sở để tính thuế nhập xuất nhập khẩu (có thể khai bổ sung thêm mức giá khác). Và những thông tin như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn sử dụng để khai báo tờ khai điện tử. Tính số tiền bảo hiểm: Cũng giống như trên, giá trên hóa đơn thương mại được dùng làm cơ sở để tính số tiền bảo hiểm. Hình thức của hóa đơn thương mại Theo Quy tắc và Thực hành thống nhất Tín dụng chứng từ (UCP 600) thì trên hóa đơn thương mại không có cần phải ký. Tuy nhiên trên thực tại, lúc người bán phát hành hóa đơn vẫn sẽ ký và đóng dấu để người dùng sử dụng vào những mục đích khác ngoài thanh toán như xuất trình cho cơ quan hải quan, hay lưu chứng từ của bộ phận kế toán. Vì là chứng từ đáp ứng mục đích thanh toán nên ở ô tổng giá thành trị hóa đơn thường được in ấn đậm. Bắt buộc phải ghi bởi số còn bởi chữ thì không có bắt buộc, nhưng hầu như trên tất cả các hóa đơn thương mại thì người phát hành vẫn ghi cả phần chữ để tiện cho đối chiếu. Một vài lưu ý có liên quan đến Commercial Invoice Thời điểm phát hành: Commercial Invoice được phát hành sau khi gửi hàng hoặc sau khi đóng xong hàng hóa vào container, vì lúc đấy mới có thông tin xác thực về số lượng, chủng loại hàng... Để làm căn cứ tính tổng giá cả hóa đơn. Nhưng cũng có khi Commercial Invoice được lập từ trước đấy với hợp đồng giao hàng nhiều lần, các lần giống nhau về số lượng và không có sự đổi thay về giá cả. Hoặc khi người sử dụng thanh toán chi phí hàng trước thì cũng cần lập luôn luôn hóa đơn để thực hiện giao dịch. Hiểu nhầm với Packing List: Thật ra Nếu bạn là người làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì sẽ không có hiểu nhầm giữa 2 loại chứng từ này. Tuy vậy, Nếu như tiếp xúc lần đầu thì lại rất thuận tiện nhầm lẫn bằng cả hai đều do người bán phát hành, bên ngoài thì cũng có sự tương tự nhau về thông tin 2 bên mua bán, mô tả hàng, v.v... Bạn cần quan tâm kỹ để tránh bị nhầm 2 loại hồ sơ này, bởi theo chức năng thì hóa đơn thương mại thiên về thanh toán, nên tập trung vào giá trị bằng tiền. Trong lúc ấy, Packing List thiên về quy cách thức đóng gói, nên nêu rõ số liệu về số lượng kiện, trọng lượng, dung tích... Về công dụng thì 2 loại chứng từ này không thay thế được cho nhau. Tuy vậy, khá nhiều lúc người xuất khẩu gộp hai chứng từ này vào làm một. Hóa đơn thương mại và hóa đơn xuất khẩu: 2 loại này thì hình thức khác nhau, nhưng bạn vẫn nên lưu ý để tránh phát hành nhầm hóa đơn thương mại thành hóa đơn xuất khẩu. Mục đích của hóa đơn xuất khẩu là chứng từ nộp thuế. Thiếu thông tin: lúc làm hồ sơ hải quan, bạn cần rà soát kỹ Nếu không hải quan sẽ bắt lỗi vì hóa đơn ghi sai, hay thiếu thông tin như: hàng hóa nhập theo điều kiện CIF nhưng trên Invoice chỉ thể hiện giá tiền FOB mà không cước biển và phí bảo hiểm; không tổng giá; không có điều khoản thanh toán... Đối với bộ thủ tục hải quan: các nội dung mà hải quan sẽ kiểm tra cực kỳ kỹ như tên và địa chỉ công ty; tên hàng; điều kiện giao hàng; phương thức thanh toán... Do vậy bạn nên rà soát cho chuẩn xác rồi mới nộp cho hải quan. Tóm lại Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế, vừa là đề nghị đòi chi phí hợp pháp, vừa là cơ sở để tính các loại thuế, phí dịch vụ. Đây là một trong số những chứng từ cơ bản để làm giấy tờ hải quan cho lô hàng hóa xuất nhập khẩu. Nếu bạn có nghi vấn về hóa đơn cũng như đang tìm một đơn vị làm dịch vụ hải quan uy tín, nhanh gọn, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết. TRỤ SỞ CHÍNH Địa chỉ:| 36B Út Tịch, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM Hotline nội địa:| 0916 066 264 (A Luật) Tổng đài:| 1900 545 549 Email:| info@catcarry.com
